За създаването и съхраняването на трудово досие на служител, в електронен вариант, работодателят ще трябва да спазва специфични правила. Те се уреждат от новата Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя („Наредбата“). Фирмите не са задължени да съхраняват документите само в електронен вид – работодателят следва да преценява за всеки конкретен случай, съобразно Правилника за вътрешния трудов ред.

Наредбата установява минимални изисквания за гарантиране на сигурността, надеждния произход и целостта на електронния документ, както и дългосрочното съхраняване на информацията.

Не са изброени всички видове книжа, които са част от трудовото досие и могат да съществуват и в електронен формат, а се прави следната класификация:

  • Едностранни документи, създадени от работодателя;
  • Едностранни документи, създадени от работника и служителя;
  • Документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение;
  • Документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение;
  • Други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение;

Документите, създавани от работодателя, задължително следва да се подписват с квалифициран електронен подпис.

Изричното съгласие на работника или служителя е задължителна предпоставка за размяна на електронни документи между страните по трудовото правоотношение.

Съгласието може да бъде оттеглено по всяко време.

Изпращането на електронни документи ще се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща, която ще предоставя възможност за доказване на връчването на всяко съобщение. Всички разходи по размяната на документите ще са за сметка на работодателя.

С цел защита на правата и интересите на работниците и служителите, Наредбата въвежда специфични изисквания към информационната система на работодателя. Тя не трябва да позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни в нея, неправомерен достъп, изменение или разпространение на личните данни на работниците и служителите.

панорама на офиса скрий съдържанието